سیستم‌های فناوری اطلاعات منابع انسانی یا به اختصار HRIS سیستمی فراگیر است برای گردآوری، ذخیره‌سازی و تحلیل داده‌های منابع انسانی سازمان. این سامانه فراتر از جنبه‌های صرفاً فنیِ سخت‌افزار و نر‌افزار است و افراد، سیاست‌ها، رویه‌ها و داده‌ها را که برای مدیریت اثربخش منابع انسانی لازم‌اند دربر می‌گیرد. یک HRIS کارکردی، این مؤلفه‌ها را یکپارچه می‌سازد و مدیریت سرمایهٔ انسانی و عملکرد اجزای فنی آن را تسهیل می‌کند.

کارکردهای HRIS

HRIS ابزاری است برای گردآوری (acquire)، ذخیره‌سازی (store)، دستکاری (manipulate)، تحلیل (analyze) و توزیع (distribute) اطلاعات منابع انسانی. این سامانه از کاربردهای متعددی پشتیبانی می‌کند، مانند برنامه‌ریزی راهبردی (strategic planning) —مثلاً پیش‌بینی نیازهای نیروی انسانی در ادغام‌ها (mergers) —، ارزیابی سیاست‌ها و برنامه‌های HR (مانند سنجش اثربخشی یک برنامهٔ آموزشی) و عملیات روزمره مانند پایش زمان کار و حضور کارکنان. دقت، به‌موقع‌بودن و قابلیت‌ استفادهٔ داده‌ها و گزارش‌ها برای کاربران گوناگون از اهمیت بالایی برخوردار است.

مزایای استفاده از HRIS

HRIS مجموعه‌ای از مزایا را فراهم می‌آورد که کارایی و رقابت‌پذیری سازمان را ارتقا می‌دهد:

1. منبع اطلاعات یکپارچه (Unified Information Source): به‌عنوان یک پایگاه‌دادهٔ واحد و جامع، واحدها و فعالیت‌های مختلف را به‌هم متصل می‌سازد و علاوه‌بر افزایش سرعت تراکنش‌های اطلاعاتی، رضایت کلی مشتریان داخلی و خارجی ارتقا یابد.
2. افزایش رقابت‌پذیری (Enhanced Competitiveness): با بهبود عملیات HR و فرایندهای مدیریتی، HRIS مزیت رقابتی سازمان را افزایش می‌دهد
3. بهبود تصمیم‌گیری (Improved Decision Making): این سامانه داده‌های مرتبط را گردآوری و آن‌ها را به اطلاعات و دانش قابل اقدام تبدیل می‌کند که موجب بهبود به‌موقع‌بودن و کیفیت تصمیم‌گیری می‌شود.
4. تسهیل وظایف اداری (Streamlined Administrative Functions): این سامانه فرایندهای اداری HR را ساده‌سازی می‌کند و آن‌ها را کاراتر و مؤثرتر می‌سازد.
5. رضایت کارکنان (Employee Satisfaction): با ارائهٔ سریع‌تر و دقیق‌تر خدمات HR، HRIS موجب افزایش رضایت کارکنان می‌شود.
6. گزارش‌دهی متنوع و دقیق (Diverse and Accurate Reporting):امکان تولید انواع گزارش‌های مرتبط با HR را به‌صورت دقیق و در زمان واقعی (real-time) فراهم می‌آورد

سه دسته سیستم‌های مبتنی بر رایانه (computer-based systems)

1. پردازش الکترونیکی داده‌ها (EDP):

   بر جنبه‌های عملیاتی منابع انسانی مانند ذخیره داده‌ها (data storage) و پردازش تراکنش‌ها تمرکز دارد.
   برای مثال، EDP زمان‌بندی کارکنان و پردازش حقوق و دستمزد را خودکار می‌سازد.
   یک سازمان از سیستم EDP برای مدیریت سوابق حضور و غیاب کارکنان استفاده می‌کند. سیستم به‌صورت خودکار زمان ورود و خروج کارکنان را ثبت کرده و این اطلاعات را برای محاسبه حقوق و دستمزد پردازش می‌کند.

2. سیستم اطلاعات مدیریت (MIS):

   یک سطح بالاتر رفته و به مدیریت میانی در جریان ساختارمند اطلاعات و یکپارچگی برحسب وظایف کمک می‌کند؛ مانند نگهداری پایگاه‌های داده برای جذب و استخدام و جبران خدمات.
   برای نمونه، سیستم MIS یک شرکت می‌تواند توسط مدیران منابع انسانی برای ردیابی وضعیت متقاضیان شغلی در طول فرایند استخدام به‌کار رود. این سیستم داده‌ها را از منابع مختلف مانند امتیازات مصاحبه و جزئیات درخواست شغلی یکپارچه می‌کند تا در تصمیم‌گیری انتخاب یاری دهد.

3. سیستم پشتیبان تصمیم (DSS):

   به مدیریت عالی خدمت می‌کند و با انعطاف‌پذیری و سازگاری، تصمیم‌گیری را پشتیبانی می‌کند؛ مانند تحلیل پیامدهای احتمالی سناریوهای مختلف برنامه‌ریزی نیروی کار.
   به‌عنوان مثال، یک مدیر اجرایی ممکن است از DSS برای شبیه‌سازی سناریوهای مختلف نیروی انسانی بر اساس پیش‌بینی‌های بازار استفاده کند. این شبیه‌سازی می‌تواند کمک کند تا تأثیر استخدام کارکنان اضافی در یک دفتر منطقه‌ای جدید بر بودجه و پیش‌بینی‌های درآمد شرکت تعیین شود.

منبع:

Human Resource Information Systems: Basics, Applications, and Future Directions Directions